אולמות כנסים – מרכז האולמות

כל מי שעוסק בהפקת כנסים יודע שהחלק הכי קשה בהפקת הכנסים הוא איתור אולמות כנסים. ברגע שצריך לארגן כנסים החלק הכי מסובך הוא למצוא אולמות כנסים שהולם את הצרכים של החברה ושל הכנס שרוצים להעביר. בגלל שמדובר על כנסים מקצועיים זה חשוב מאוד להגדיר מראש מה רוצים להשיג באמצעות הכנס.

במידה והכנס הוא מקצועי בלבד, חשוב מאוד לערוך אותו כך שיהיה גם זמן לעשות נטוורקינג. אנשים שמגיעים לכנס מגיעים בדרך כלל בשביל מספר סיבות וחשוב מאוד שלא להתעלם מהן. אחת הסיבות היא להכיר עוד אנשים ולהכיר אנשים שכבר מכירים באופן וירטואלי, להכיר פנים מול פנים. אם הופעים את הכנס רק לרצף הרצאות בלי שום ערך מוסך של משהו הקשר בתקשורת בין אישית עבור האנשים, הם יצאו מהרצאות ולאורך זמן לא יהיו משתתפים בהרצאות. עם זאת, כאשר יודעים לתכנן כנסים נכון באולמות כנסים אפשר להגיע לתוצאות מדהימות. הופכים את אולמות כנסים למקום ריכוז ומפגש אשר מאפשר לכל הנוכחים לדבר בינם לבין עצמם וליצור קשרים עסקיים חדשים.

אולמות כנסים יכולים להיות מקום שעורכים בו אירועים של החברה וגם מקום לאירועים מקצועיים. זה יכול להיות מקום לערוך בו אירוע ספציפי של חברה ספציפית או מקום שעורכים בו אירועים של תחום מסוים למשל איגוד הרופאים העולמי או ארגון ההייטק הבינלאומי. אולמות כנסים הופכים להיות המרכז של העניינים ומהווים סוג של מרכז מפגש לאנשים בתחום מסוים אשר בזכותו אפשר ליצור כל מיני קשרים חדשים ולפתח את העסק. כאשר מדובר על אירוע חברתי של חברה, אפשר לקיים אותו באולמות כנסים או בכל מקום אחר שמתאים אבל ברגע שמדובר באירוע מקצועי, הדבר הנכון הוא לקיים אותו במקום מקצועי כמו אולמות כנסים משום שזה לא מתאים לקיים אותו במרכז הופעות או מסעדה.

כל אירוע צריך להיות מותאם למסגרת שלו ולכן חשוב להקפיד על התאמה בין סוג האירוע למקום. חשוב לשריין את מרכז הכנסים כמה שיותר זמן מראש משום שלרוב המרכזי כנסים מאוד מבוקשים ואז התאריכים נחטפים מהר מאוד ועלולים להיתקע בלי מועד מתאים.